Dreifaches Arbeitsvolumen mit gleichem Team und besserer Qualität
Herbst 2011: Der Leiter Global Procurement von Putzmeister beginnt die Beschaffungsprozesse noch einmal gründlich zu durchleuchten und zu optimieren. Das ebenso einfach formulierte wie hoch gesteckte Ziel lautet: alles digitalisieren, was nur möglich ist. Geht es nach Putzmeister, soll die hundertprozentige Digitalisierung der operativen Beschaffungsprozesse zu einer hohen Transparenz und zu einer deutlichen Prozessautomatisierung führen. Das soll jene Aufgaben und Tätigkeiten der Beschaffung radikal reduzieren, die nicht direkt zur Wertschöpfung beitragen.
Eine Plattform für alles.
Schon zu Projektstart steht für das SRM Team eines fest: All das muss über eine zentrale SRM Kommunikationsplattform laufen, die sich reibungslos in das ERP Umfeld des Unternehmens integrieren lässt. Parallel dazu bereitet das Team auch die Optimierung der Logistik vor. Neue Verfahren wie das Vendor Managed Inventory (VMI), eine überarbeitete Lieferplanabwicklung, die Integration der involvierten Speditionen und Barcodes zur präzisen Steuerung der Lieferung müssen Teile der Gesamtlösung sein.
Große Sicherheit, kleines Lager.
Vor allem VMI und die Lieferplanabwicklung sind für unsere Kunden meist strategisch besonders wichtig. Optimal läuft die Lieferplanabwicklung dann, wenn sich die fixe und rechtsverbindliche Bestellung der Waren so steuern lässt, dass sie zum spätest möglichen Zeitpunkt erfolgt. Ähnlich verhält es sich beim VMI, das unseren Kunden lange im Voraus verlässlichen Zugriff auf spezielle Materialien bei gleichzeitiger Reduktion der Lagerbestände sichern soll – eine Lektion, die viele Unternehmen in den Weltwirtschaftskrisenjahren ab 2008 gelernt haben, als große Lagerbestände für ebenso große wirtschaftliche Probleme gesorgt haben.
clevercure macht das Rennen.
Nachdem Putzmeister verschiedene Referenzprojekte des Linzer SRM Softwarespezialisten curecomp unter die Lupe genommen hat, fällt im März 2011 die Entscheidung für clevercure. Die clevercure Software läuft seit Jahren überaus erfolgreich in vielen Unternehmen zur vollen Zufriedenheit der Anwender – seien es nun die Lieferanten oder die Mitarbeiter der Unternehmen selbst. Denn clevercure erweitert deren ERP Systeme um viele Funktionalitäten, ohne überflüssige Daten(eingaben) zu erzeugen oder gar die ERP Systemhoheit anzutasten.
In vertrauter Umgebung bleiben.
clevercure soll die Lieferanten des Hauses zu 100 % in das ERP - in diesem Falle SAP - integrieren, während die internen Fachbereiche weiterhin mit SAP arbeiten. Niemand soll die vertraute ERP Welt verlassen müssen; gleichzeitig soll das System nun mehr Informationen denn je bieten – und die Mitarbeiter so entlasten, dass nur mehr die von clevercure als „Ausnahmen“ gemeldeten Beschaffungsvorgänge menschliche Aufmerksamkeit und Aktivität beanspruchen. Damit steht ein enormer Zeitgewinn bei gleichzeitiger Beschleunigung im Raum. Knapp fünf Jahre nach Projektstart zieht der Projektleiter Bilanz.
Wo stehen Sie nach der Überarbeitung Ihres SRM heute?
Wir sind weiter, als wir uns das im Jahr 2011 bei der Implementierung von clevercure vorstellen konnten. Heute haben wir die meisten unserer auf dem ganzen Globus verstreuten Lieferanten angebunden und clevercure als Kommunikationsstandard zwischen ihnen und uns etabliert.
Wovon haben Sie besonders profitiert?
Wir haben enorme Zeitersparnisse im operativen Management der Lieferantenprozesse erreicht. 2011 war mein Team noch für ein komplettes Werk verantwortlich. Heute betreut es drei Werke, ohne dass wir es vergrößern hätten müssen. Und bei alldem haben wir auch noch die Qualität gesteigert. Deutlich gesteigert! Hatten wir früher bei Lieferungen oft Probleme mit der Termintreue, wissen wir nun sehr früh, ob Liefertermine verbindlich bestätigt sind. Darüber wacht die Lösung. Im Problemfall wissen wir jetzt Wochen vorher, dass wir Alternativen finden müssen. 80 Prozent der Beschaffung laufen automatisiert über clevercure im Hintergrund – und mein hochspezialisiertes Team muss nur mehr dort tätig werden, wo seine Kompetenz wirklich gebraucht wird.
War es schwer, die Lieferanten auf diesen Weg mitzunehmen?
Auch unsere Lieferanten schätzen es sehr, nun deutlich bessere und frühzeitigere Informationen über den Gesamtprozess zu bekommen. Natürlich waren anfänglich nicht alle über die neuen Kommunikationswege begeistert. Doch mit einem wirklich vertretbaren Schulungsaufwand haben wir rasch eine hohe Akzeptanz erreicht.
Was empfehlen Sie Unternehmen, die eine Neugestaltung der Lieferantenbeziehungen erwägen?
Eine klare Vorgabe. Es braucht die Perspektive, dass beide Seiten von den neuen Prozessen profitieren. Fallweise müssen sie da auch sehr nachdrücklich sein. Bei uns war die intensive Betreuung der Lieferanten im Rollout ein wichtiger Erfolgsfaktor. Hinsichtlich Software kann ich nur Standardsoftware eines erfahrenen SRM Partners empfehlen. Bei curecomp hat uns nicht zuletzt der Fixpreis für Implementierung und Betrieb überzeugt. Da sind die Investitionen für alle klar und kalkulierbar. Auch die weltweite Verfügbarkeit war ein Punkt. Dass unser Partner auch nicht laufend Beratungsdienstleistungen liefern muss, sondern nur die Implementierung neuer Module zu einem neuen Auftrag führt, hat uns auch die erforderliche Budgetsicherheit gegeben.
Wie geht es bei Ihnen weiter
Jetzt, wo fast 80 Prozent des gesamten Beschaffungsvolumens über SRM laufen, implementieren wir auf Basis des Moduls cleversource einen neuen Prozess für die Ausschreibung neuer Materialien. Damit standardisieren wir den Ausschreibungsprozess nicht nur weltweit, sondern machen ihn auch vollkommen transparent.
