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Lieferanten Onboarding: Die 4 wichtigsten Fragestellungen bei der Prozessdefinition

Was sind die wichtigsten Fragestellungen in Bezug auf die Prozessdefinition beim Lieferanten Onboarding? Unser Senior Developer Joe erklärt die 4 wichtigsten Punkte die man für einen reibungslosen Ablauf beachten soll!

Joe, Senior Developer

Wie bereits im Beitrag In 4 Schritten zum effektiven Lieferantenmanagement erläutert, sind "Strukturierte Basisdaten und Dokumente" ein essenzieller Bestandteil eines erfolgreichen Lieferantenmanagements. Bereits erwähnt wurde im Zuge dessen der Begriff des "Lieferanten Onboardings" als ein möglicher Prozess um sich diesem Ziel der wohlgepflegten Lieferantendaten-Basis anzunähern.
Um diesen Prozess in einer Form zu definieren, der auf die Bedürfnisse des Unternehmens optimal zugeschnitten ist, müssen zuvor einige Fragen geklärt werden:

Wie soll der Prozess ablaufen?

Wie wird der Prozess gestartet? Soll der Einkäufer z.b. nach einem Messetermin unterschiedliche Lieferanten direkt einladen können, oder soll der Lieferant sich z.b. auf der Homepage selbst bewerben können?

Außerdem sollte genau definiert sein unter welchen Umständen oder Gegebenheiten der Prozess beendet werden soll. Gibt es gewisse Kriterien, die der Lieferant auf jeden Fall erfüllen soll oder Zertifikate die er besitzen muss? Wird im Zuge der Bewerbung geprüft, ob der Bewerber bereits als Lieferant angelegt ist (Duplikatencheck)?

Welche Daten müssen im Detail in welcher Form erhoben werden?

Hier gibt es je nachdem, welche Folgeprozesse mit dem Lieferanten vorgesehen sind unterschiedliche Ausprägungen. Es macht dementsprechend Sinn, sich bereits vor der Prozessdefinition genau zu überlegen, wofür die erhobenen Daten später verwendet werden sollen.

Ob der Lieferant bereits direkt in operative Prozesse miteingebunden werden soll, oder als potenzielle second Source z.b. im Rahmen einer Anfrage mitberücksichtigt werden soll – je nachdem welche Fälle für das Unternehmen relevant sind, sollten unterschiedliche Prozessergebnisse bereits im Vorfeld berücksichtigt werden.

Welche internen/externen Personen müssen den Prozess begleiten?

Hier ist vor allem zu definieren, ob und wie diese Personen automatisiert ermittelt werden können, z.B. durch interne Definition von Verantwortlichen pro Warengruppe, Herstellungsverfahren, Region etc. können eingehende Lieferanten bereits nach Angabe der ersten Informationen an die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet werden.

Diese Ansprechpartner können im Zuge des Prozesses unterschiedliche Aufgaben erfüllen. Seien es Prüfung und Freigabe der gegebenen Daten aufgrund von internen Kriterien, oder die Anreicherung des Lieferanten-Datensatzes um zusätzliche Informationen wie Kategorisierungen oder Bewertungen.

Um den beteiligten Personen die Arbeit zu erleichtern und damit den Prozess weiter zu beschleunigen sollte hier auch immer Ziel sein, die gegebenen Daten soweit es geht bereits vorab auszuwerten und aufzubereiten. Seien es nun Finanzdaten aus denen Kennzahlen abgeleitet werden oder nicht erfüllte K.O Kriterien die farblich hervorgehoben werden.

Welche Interaktionen mit externen Systemen wird es geben?

Da es Ziel des Prozesses ist möglichst viele Teile des zugrundeliegenden Verfahrens zu automatisieren und zu optimieren, ist es auch notwendig alle beteiligten Systeme möglichst stark in den Prozess zu integrieren.

Dabei kann es unter anderem Sinn machen, z.B. im Zuge der Prüfung und Risikoanalyse Daten von externen Anbietern zu Rate zu ziehen bzw. am Ende des Prozesses je nach Qualifizierungsstatus die erfassten Daten in unterschiedliche Systeme zu exportieren um im jeweiligen Kontext Zugriff darauf zu haben.

Fazit

Die Verbesserung der Qualität von Lieferantendaten bereits ab Beginn der Lieferantenbeziehung ist nur einer von vielen Vorteilen den ein automatisierter und standardisierter Onboarding-Prozess bieten kann:

Der erhöhte Automatisierungsgrad des Onboarding-Prozesses erlaubt es, deutlich schneller Lieferanten in unterschiedliche Phasen des Beschaffungsprozesses miteinzubinden, bzw. sogar den Datensatz bereits im ERP System als tatsächlichen Kreditor anzulegen.

Durch die Standardisierung der vorhandenen Daten im Lieferantenpool können relevante Metainformationen wie Zertifikate, Kontaktdaten oder Kataloge schnell ermittelt werden, sollten Detailinformationen zu einem Lieferanten gefragt sein.

Die Erstellung eines kategorisierten Lieferantenpools von potenziellen Lieferanten erlaubt es den Einkäufern effizient und gezielt Anfragen zu versenden sowohl an bereits bestehende Lieferanten als auch an potenzielle Lieferanten. Bei der Auswahl der besten Empfänger für die Anfrage wird der Verantwortliche unterstützt, indem die zuvor erfassten Zuordnungen zu internen Warengruppen sowie die vorhandenen Fertigungsmöglichkeiten, Zertifikate oder eingesetzten Herstellungsprozesse klar ersichtlich gemacht werden.

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