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Vollintegration: Dokumentenschnittstelle

Alles was man rund um das Thema Dokumentenschnittstelle wissen sollte. Was sind prozessabhängige Dokumente? Wie kann man Zugriff auf diese Dokumente gewähren? Welche Funktionsweisen einer Dokumentenschnittstelle gibt es? Das alles erfahren Sie hier in diesem Beitrag.

Denis, Interfacedeveloper

Vollintegration: Dokumentenschnittstelle

 

Vor allem bei zeichnungsgebundenen Teilen kann man sich eine Bestellung ohne dazugehörige Anhänge nicht vorstellen: Lieferanten benötigen sämtliche Zeichnungen und Stücklisten, um die bestellten Artikel liefern zu können.

Die Anforderung an ein Lieferantenportal bzw. eine SRM-Lösung für den operativen Einkauf ist somit vor allem die Übertragung dieser Dokumente als Zusatz zu der Bestellung in elektronischer Form.
In diesem Beitrag wollen wir auf die verschieden Möglichkeiten eingehen, wie Sie Ihren Lieferanten Dokumente in digitalisierter Form zur Verfügung stellen können.

 

Prozessabhängige Dokumente

Zuallererst muss definiert werden, welche Dokumente dem Lieferanten zugänglich gemacht werden müssen, damit die Bestellprozesskette nicht gestört wird:

 

  • Aktuellster Revisionsstand der Zeichnung bei zeichnungsgebundenen Teilen
  • Stücklisten für sämtliche Baugruppen und Einzelteile eines Enderzeugnisses
  • Variantenkonditionen und Konfigurationen
  • Normen
  • Usw.

 

Gesammelte Ablage der Dokumente

Sei es für einen automatisierten Versand oder das manuelle Anhängen eines Dokuments an eine E-Mail: Befinden sich alle Dokumente an einer zentralen Stelle, erleichtert das die Dokumentenfindung erheblich.

Je verteilter die Dokumentenablagen sind, desto aufwändiger ist es, sämtliche Dokumente und Zeichnungen aktuell zu halten. In weiterer Folge kann es die Einführung einer Dokumentenschnittstelle erschweren, da durch mehrere Ablagesysteme und Prozesse die Komplexität einer solchen Schnittstelle stark zunimmt.

 

Zugriff auf Dokumente gewähren

Es gibt viele Möglichkeiten, bestellbezogene Dokumente dem Lieferanten zugänglich zu machen. Jede Lösung hat seine eigenen Vor- und Nachteile.

 

Unternehmen greifen oft zu der klassischen E-Mail, welche auch die formelle Bestellung darstellt. Im Anhang werden alle relevanten Dokumente entweder einzeln oder gesammelt als ZIP-Datei angehängt. Das Anhängen der Dateien passiert abhängig von der Konfiguration des ERP-Systems entweder automatisch oder manuell durch den Einkauf.

 

Eine weitere Möglichkeit bietet ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Im DMS werden sämtliche Zeichnungen und Dokumente abgelegt, die Lieferanten erhalten durch einen Login lesenden Zugriff auf das System und können so selbstständig Zeichnungen und andere Dokumente herunterladen.

 

Meist bietet eine SRM-Lösung noch eine weitere Möglichkeit: Die Dokumentenschnittstelle.

 

Mögliche Funktionsweisen einer Dokumentenschnittstelle

 

1. Übertragung von Metainformationen:

Metainformationen (z.B. Größe, Name, Pfad etc.) des Dokumentes werden vollautomatisiert an das Partnersystem (oder SRM-Lösung) übertragen.
Das Partnersystem greift auf Abruf das physische Dokument über einen Service, welcher vom Dokumentenmanagementsystem zur Verfügung gestellt wird, ab. Der Zugriff erfolgt meist über eine Eindeutige ID des Dokuments.

Vorteil: Das Dokument liegt immer physisch im System des Kunden. Das Partnersystem greift das Dokument nur auf Abruf ab und speichert es nicht!
Der Vorteil hierbei ist der hohe Grad an Sicherheit, da das Dokument nicht am Server des Geschäftspartners liegt und somit zum Beispiel bei einem Hackangriff nicht gehackt werden kann.

Nachteil: Jedes Dokument muss eindeutig identifizierbar sein, Zugriffsberechtigungen müssen richtig definiert werden und es muss sichergestellt werden, dass sich gewisse Metainformationen des Dokumentes nicht ändern! Das bringt einen gewissen Grad an Aufwand mit sich.

 

2. Physische Übertragung des Dokumentes:

Das Dokument als solches wird physisch an das Partnersystem übermittelt.
Das Dokument wird physisch im Partnersystem abgelegt und kann den Usern zum Download zur Verfügung gestellt werden.

Vorteil: Wenn nicht 24/7 eine Verbindung zum Kundensystem gewährleistet werden kann, ist das Dokument trotzdem abrufbar da es lokal physisch hinterlegt ist.

Nachteil: Aufgrund der lokalen Speicherung aller Dokumente kann der Speicherplatzverbrauch bei dem Partnersystem je nach Anzahl der übermittelten Dokumente enorm hoch sein. Ein weiterer Nachteil dieser Möglichkeit ist die Sicherheit. Wie in Punkt 1 beschrieben, ist bei dieser Möglichkeit das Dokument lokal gespeichert. Bei einem Hackangriff also hat der Hacker Zugriff auf alle übermittelten Dokumente. Weiters kann hier ein manueller Fehler passieren, ein Mitarbeiter kann zum Beispiel unabsichtlich Ihr Dokument anstelle das eines anderen Unternehmens versenden.

 

Ein Vorteil bei beiden Punkten ist, dass alles vollautomatisiert passiert. User auf der Kundenseite müssen sich nicht um das Thema Dokumentenversand und -generierung kümmern, da dies alles automatisch vom System erledigt wird.

 

Fazit

Auch wenn es organisatorischen und technischen Aufwand gibt, egal ob kundenseitiges DMS (Dokumentenmanagementsystem) oder Dokumentenschnittstelle, ein einheitliches System bringt viele Vorteile mit sich.
Mit einer SRM-Lösung im richtigen Kontext (Bestellung geht an SRM-Portal, daher sollte auch das Bestell-PDF an das selbe Portal gesendet werden), ist es vorteilhaft, sämtliche Dokumente an dieses System zu übertragen.
Der große Vorteil liegt hier in der Einheitlichkeit und Transparenz für den Lieferanten (User). Da Dokumente gebündelt in einem System bzw. einer zentralen Stelle sind, ist es für bearbeitende User viel einfacher, weil Dokumente einheitlich sind und an derselben Stelle abrufbar sind. Die gesammelte Ablage der Dokumente sollte das Ziel eines jeden Kunden sein.

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