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In 4 Schritten zum effektiven Lieferantenmanagement

Durch immer stärkere Spezialisierung und Fokus auf Kernkompetenzen nehmen die Bedeutung von Beschaffung und den beteiligten Lieferanten immer mehr zu. Je tiefer die Lieferanten dabei in die Unternehmensprozesse integriert werden desto mehr Risiken entstehen - aber auch Chancen! Ein effektives Lieferantenmanagement soll den verantwortlichen Personen ermöglichen, sowohl Chancen als auch Risiken zu erkennen und in der Lage zu sein, mit diesen entsprechend umzugehen. Im Folgenden werden die vier wichtigsten Schritte zum Aufbau eines derartigen Systems erläutert.

Joe, Senior Developer

Schritt 1 - Strukturierte Basisdaten und Dokumente

Im ersten Schritt sollte eine solide Datenbasis über alle Lieferanten hinweg erstellt werden. Zu diesem Zweck muss zuerst definiert werden welche Daten zu Lieferanten überhaupt relevant sind bzw. welche Dokumente für etwaige Folgeprozesse erforderlich sein werden. In weiterer Folge werden diese Daten in einheitlicher Form erhoben und regelmäßig gewartet. Prozesse wie „automatisiertes Lieferanten Onboarding“ oder „Lieferanten Selbstauskunft“ können hilfreich sein, um bereits ab dem Start einer(neuen) Lieferantenbeziehung eine sauber gepflegte Datenbasis zu haben. 

Schritt 2 - Einheitliche Lieferantenbewertung

Ziel einer effektiven Lieferantenbewertung sollte es einerseits sein, möglichst flexibel in der Definition eines Berechnungsmodelles und von Auswertungsschemata zu sein. Andererseits um dann periodisch die Daten in einheitlicher Form zu erheben, um eine Grundlage für folgende Auswertungen zu haben. Wobei hier unterschiedlichste Datenquellen zum Einsatz kommen können, ob Online Fragebögen oder direkte Schnittstellen zu relevanten Systemen.

Schritt 3 - Klassifizierung der Lieferanten

Aufgrund der aktuellen Situation der Lieferanten muss entschieden werden welche Strategien je Lieferant mittel- bis langfristig verfolgt werden sollen. Um hier bereits im Vorfeld unternehmensweit einheitliche Vorgehensweisen zu definieren, werden Klassifizierungen erstellt und auf die Lieferanten je nach Situation und Bewertung angewendet. Hier macht sich die zuvor einheitlich gepflegte Datengrundlage bezahlt, da diese die Grundlage für die Anwendung eines einheitlichen Klassifizierungsschemas ist.

Schritt 4 - Maßnahmenauswahl und -monitoring

Aufgrund der getätigten Klassifizierung geht je nach Definition im Klassifizierungsschema klar hervor, welche Maßnahmen für welche Lieferanten in Frage kommen bzw. erforderlich sind. Diese müssen dementsprechend kommuniziert, abgestimmt und in weiterer Folge überwacht und deren Erfolg überprüft werden. Genehmigungs- und Unterschriftsprozesse können hier ebenso eine Rolle spielen wie das strukturierte Erfassen von Audit-Berichten.

Diese kurze Einführung sollte in erster Linie eine Übersicht über die groben Bereiche des Lieferantenmanagements bieten. In den zukünftigen Beiträgen zu diesem Thema werden einzelne Problemstellungen aufgegriffen und unterschiedliche Strategien und Werkzeuge zur Bewältigung dieser Probleme gegeben und erklärt.

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