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Automatisierte Auftragsbestätigungsprüfung als Schlüssel zur Effizienzsteigerung im Einkauf

Was ist eine Auftragsbestätigung? Welche Varianten gibt es? Welche Lösungen gibt es für anfallende Probleme? Das alles und viel mehr erfahren Sie in diesem interessanten Blogbeitrag!

Lukas, Consultant

Das Thema Auftragsbestätigung (AB) zur Bestellung ist in fast jedem Unternehmen ein Teil der Arbeit, welche im Einkauf erledigt werden muss. Mit der AB bestätigt der Lieferant die Bestellung vom Kunden und gibt Auskunft darüber, wieviel Stück der Ware zu welchem Preis und wann geliefert werden.

 

Die Variante, welche die meisten Probleme aufwerfen kann, aber die in einigen Unternehmen noch gelebt wird, ist die AB gar nicht zu überprüfen und darauf zu vertrauen, dass der Lieferant zu den bestellten Konditionen liefert.
In kleineren Unternehmen mit geringem externem Zukauf oder nicht-produktionsrelevanten Artikeln die extern zugekauft werden, mag das auch nicht unbedingt zu Problemen führen.
Wir haben aber in den letzten Jahren immer wieder mit Unternehmen zu tun, die erhebliche Personalressourcen damit binden, Waren zu suchen, welche laut Bestelltermin da sein sollten, aber nicht da sind. Dies führt dann oft dazu, dass die Produktionsplanung zu einem sehr späten Zeitpunkt „über den Haufen geworfen wird.“

 

Die zweite Variante ist die händische Überprüfung der Auftragsbestätigung und der Abgleich mit der Bestellung. In vielen Unternehmen sind dafür eigene Mitarbeiter abgestellt, um den Abgleich durchzuführen.
Menschliche Fehler aufgrund der unterschiedlichen AB-Varianten können hier auftreten und nicht ausgeschlossen werden.

 

Um die Prozesskosten im Einkauf zu senken und die Effizienz im Bezug auf AB Kontrolle zu steigern, gibt es Möglichkeiten zur automatisierten Überprüfung der ABs.
Eine dieser Möglichkeiten ist, dem Lieferanten ein Portal zur Verfügung zu stellen auf dem er die Auftragsbestätigung durchführt und dem Kunden ein durchgehend einheitliches, transparentes und auditierbares Dokument zur Verfügung stellt.
Nur bei Abweichung werden zuständige Mitarbeiter verständigt, um gegebenenfalls Handlungen zu setzen. Bei Bestätigung der Bestellung innerhalb des Toleranzbereiches wird die Bestätigung im ERP System des Kunden abgelegt.
Jetzt kann man darauf vertrauen, dass der Lieferant aufgrund der kontrollierten AB zeitgerecht liefert.
Mit dieser Vorgehensweise hat das beschaffende Unternehmen dann aber auch valide Lieferdaten im ERP System, die typischerweise für die Produktionsplanung von hoher Relevanz sind.

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